Herausforderungen, Risiken und Chancen des Einsatzes von Lösungen zur Dokumentautomatisierung für Behörden
Bürgerinnen und Bürger schimpfen über sie. Politikerinnen und Politiker bemängeln sie. Verwaltungsmitarbeitende ächzen unter ihr. Die Presse kritisiert ihren Zustand. Wovon die Rede ist? Von der Digitalisierung, Automatisierung und schlicht Modernisierung der öffentlichen Hand. Doch wie haben sich Behörden eigentlich digitalisiert und was könnte dabei unterstützen, das Nebeneinander von Papierdokumenten und digitalen Prozessen zu optimieren?
Nach dem Zweiten Weltkrieg und dem Zivilisationsbruch des Nationalsozialismus veränderte sich Verwaltungsapparat in beiden deutschen Staaten fundamental.
Was wenig bekannt ist: Bereits in den frühen 1950er Jahren begann man sowohl in der BRD als auch in der DDR damit, öffentliche Institutionen zu computerisieren: an Universitäten wie München, Marburg oder Göttingen; Rostock, Potsdam oder Jena entstanden Rechenzentren. In der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA) in Berlin unterstützte ab 1956 ein Digitalcomputer bei der Rentenberechnung und ein Jahr später wurden in der BRD flächendeckend Magnettrommelrechner eingesetzt, um die Implementierung dynamisierter Altersrenten voranzutreiben.
Mit der Wiedervereinigung 1990 gewannen Automatisierungsprozesse in der Verwaltung und die Digitalisierung von Dokumenten wie Kommunikationswegen eine besondere Dynamik. Nach und nach wurden elektronische Akten und Online-Dienste eingeführt, um Prozesse zu optimieren und den Menschen Zugänge zu erleichtern. Heute nutzen über 80 Prozent der Menschen in Deutschland digitale Verwaltungsdienstleistungen. Noch mehr Informationen gewünscht?
… sind im öffentlichen Dienst beschäftigt. Meist als Verwaltungsfachangestellte, im Schul- oder Polizeidienst.
… sind (Stand 2024) älter als 50 Jahre.
… entfallen in Deutschland auf Verwaltungskosten.
… werden in die Digialisierung der Verwaltung investiert.
… bieten nach aktuellem Stand überhaupt Online-Dienste an.
Im Sommer 2024 legte der eGovernment Benchmark Report offen, dass Deutschland bei der Digitalisierung und Automatisierung der öffentlichen Hand im europäischen Vergleich nur einen der hinteren Plätze belegt: Die 66 von möglichen 100 Punkten sind sogar 10 Punkte unter dem europäischen Durchschnitt und weit weg von Estland (92 Punkte), Finnland (88 Punkte) oder Nachbarländern wie Luxemburg (92 Punkte), Dänemark (85 Punkte) oder den Niederlanden (85 Punkte). Das deutet auf Bedarf und Potential – etwa für zukunftsorientierte Lösungen wie ICO.Match als Dokumenterkennungssoftware zur effizienten Bearbeitung digital eingereichter Unterlagen.
Ob Finanzbehörden, das Arbeitsamt, Rentenversicherungsträger oder der Bürgerservice: Wann immer Nachweise aus der Vergangenheit - etwa Verdienstbescheinigungen oder Geburtsurkunden - auf Erfordernisse der Zukunft treffen - etwa eine korrekte Auszahlung der Rente oder ein neuer Reisepass - gibt es ein Nebeneinander von papiernen und digitalen Dokumenten.
Da dies jeden Menschen in einem Staat betrifft, ist das Dokumentaufkommen riesig. Um tatsächlich zukunftsorientiert und effizient zugleich die Digitalisierung der Verwaltung voranzutreiben, bedarf es einer höchst performanten Dokumentenverarbeitung. Die Dokumenterkennungssoftware ICO.Match übertrifft verschiedenste Anbieter bisheriger IDP-Software (IDP steht für Intelligent Document Processing) durch eine einzigartige Kombination von Künstlicher Intelligenz und regelbasierten Ansätzen bei optimaler Datenschutzgewährleistung. In Echtzeit werden nicht nur die Optik, sondern auch die Inhalte des gesamten fotografierten oder gescannten Papierdokuments erkannt: Um welche Dokumentklasse handelt es sich? Welche Layout- und welche Textinformationen enthält es? Was bedeuten die Zahlen darin?
Mit einer solchen Software kann der Verwaltungsapparat tatsächliche Datenqualität erzeugen und nicht nur irgendwelche Digitalisate in großer Zahl. Weitergedacht, könnte durch die Anbindung einer Softwarelösung wie ICO.Fraud möglichem Dokumentbetrug - etwa in Sozialbehörden - auf die Spur gekommen werden.
